Persondatapolitik / General Data Protection Regulation (GDPR)
Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU.
Hos Steen Knarberg Photography er vores systemer og processer tilpasset efter Persondataforordningen (GDPR).
Databehandler eller dataansvarlig?
Jeg vil som fotograf i udgangspunktet ikke være databehandler i forhold til dig som kunde, uanset at jeg ”behandler” billederne for dig, herunder tager billederne, billedbehandler dem og opbevarer dem. Det er fordi, at vores aftale går ud på, at jeg skal levere et produkt (et antal billeder) og ikke skal ”behandle personoplysninger” efter instruks fra en dataansvarlig.
Jeg vil iflg. dfinitionen, som fotograf, i stedet typisk være dataansvarlig, fordi jeg ofte selv vil bestemme flere forhold, fx hvor mange billeder jeg tager, hvor længe jeg opbevarer mine billeder i mit arkiv mv. Læs evt. mere her GDPR fot Fotografer
Herunder kan du læse mere om Steen Knarberg Photography ’s håndtering af personoplysninger m.v.
1. Oplysningernes oprindelse
Person / Virksomhed /Organisation / Atelierkunder, herefter benævnt kunden.
Når en kunde bestiller Steen Knarberg Photography til at tage billeder, modtager Steen Knarberg Photography som udgangspunkt disse :
– Navn
– Adresse
– Telefonnummer
– emailadresse
Alternativt kan man udfylde de nødvendige informationer i forbindelse med en fotografering her:
Samtykke til opbevaring af personlige oplysninger og billeder
2. Formål med behandling af oplysninger
Salg, herunder fakturering, betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for virksomhedskunder, skolen/institutionen samt forældrer og atelier kunder.
Steen Knarberg Photography formidler, sælger eller udveksler aldrig personlige oplysninger til tredjepart.
3. Hjemmel til behandling af alm. personoplysninger
Kunden bestiller Steen Knarberg Photography til at udføre fotograferingen.
Tilladelsen til portrætfotografering og anden medvirken på billeder/video og behandling af personoplysninger gives på den underskrevne formular Samtykke til opbevaring af personlige oplysninger og billeder.
Tilladelsen til denne fotografering og opbevaring gives til Steen Knarberg Photography af kunden på samarbejdsaftalen mellem Steen Knarberg Photography og kunden, eller/samt i en særskilt databehandleraftale (se punkt 15)
4. Oplysningernes følsomhed
Virksomheder/organistaion/privat:
Almindelige persondata – herunder: navn, forældres navn(e), adresse samt evt. e-mail og telefonnummer.
Atelier kunder:
Almindelige persondata – herunder: navn, adresse samt e-mail og telefonnummer.
Steen Knarberg Photography hverken bruger eller lagrer CPR-numre.
5. Oplysning om registrerede data og om behandlingen af disse
Man kan læse om håndteringen af oplysningerne på Steen Knarberg Photography ’s hjemmeside: www.steenknarberg.com/persondatapolitik.
6. Nødvendigheden af personoplysninger til formålet
Kunden bestiller Steen Knarberg Photography til at udføre fotograferingen hvorfor almindelige oplysninger er nødvendige. Som følge af personfotografering fremstilles billeder, som herefter er nødvendige følsomme personoplysninger.
I forbindelse med kundens bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruges almindelige personoplysninger.
Atelier og erhvervskunder kunder:
Bruges i forbindelse med fakturering og kundeservice.
7. Sletning af personoplysninger og billeder
Sletning af almindelige personoplysninger vil ske omgående på forlangende ved henvendelse til mig på e-mail eller på telefon, såfremt oplysningerne ikke er nødvendige i forbindelse med en aktiv opgave eller anden kontakt mellem parterne. Se kontaktoplysninger i topmenuen.
Billeder taget af Steen Knarberg Photography slettes aldrig, medmindre helt særlige forhold taler for det, f.eks. hvis der ikke har fundet endelig levering sted. Det originale billedmateriale med følgende oplysninger: navn, tid og sted for fotograferingen opbevares sikkert og under betryggende forhold på Steen Knarberg Photography’s interne servere eller i særskilt arkiv i minimum 2 år. Serverne står bag firewall og er beskyttet med tofaktor sikkerhed. Arkivdiske ligger i aflåst pengeskab. I virksomheden, er det kun Steen Knarberg der har adgang. Der er p.t. ingen planer om sletning af billeder, da jeg anser det som en god service overfor mine kunder, at de altid kan bestille eller genbestille kopier af billederne enten digitalt eller på print.
Ydermere har Steen Knarberg Photography af ophavsretligt juridiske årsager behov for, og ret til, til enhver tid, at kunne godtgøre, at jeg er ophavsmand til de af mig tagne billeder hvorfor det originale billed- og videomateriale gemmes.
Oplysninger om køb gemmes i 5 år jævnfør regnskabsloven.
8. Personoplysningernes korrekthed og ajourføring
Kunder kan tilrette/opdatere disse oplysninger telefonisk eller på mail.
9. Adgang til oplysningerne
Steen Knarberg Photography samt de underleverandører, der udfører revision og bogføring samt driver regnskabsprogrammet (Uniconta), for Steen Knarberg Photography har adgang til alm. personoplysninger dvs. navn, adresse og telefonnummer for kunder registreret i bogholderiet. Underleverandørens brug af oplysningerne begrænser sig til support af Steen Knarberg Photography vedrørende driften af regnskabsprogrammet samt revision.
Steen Knarberg Photography benytter ikke underleverandører til billedbehandling af personbilleder.
Ved overførsel af billeder og video benyttes WeTransfer, som er https krypteret. Serveren står i Amsterdam og WeTransfer lever fuldt op til GDPR. På forlangende kan billeder fremsendes med et yderligere lag af sikkerhed ved kruptering af billederne. Dekrypteringsnøgle fremsendes særskilt til kunden i form af password.
I tilfælde af behandling udenfor EU/EØS anonymiseres billedefiler.
10. Lagring af personoplysninger
Billeder lagres som udgangspunkt udelukkende på Steen Knarberg Photography’s interne servere.
Almindelige personoplysninger (Navn, adresse, telefon og e-mailadresse) opbevares på beskyttede servere hos de underleverandører, der driver regnskabsprogrammet, samt på de PC’ere og bærbare enheder i virksomheden, der bruges til e-mail kommunikation med kunder og forretningsforbindelser. Alle PC’ere er beskyttet med tofaktor login og/eller biometrisk login.
11. Registreredes rettigheder
Kunden har ret til indsigt. De har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger jeg har registreret vedrørende sig selv og deres barn (børn). Kontakt Steen Knarberg Photography pr. e-mail, så sender jeg dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.
Kunden har ret til at anmode om at få personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.
Retten til at slette data:
Kunden har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger (ikke billeder), som Steen Knarberg Photography benytter, undtagen i følgende situationer:
– hvis der lavet en bestilling ved Steen Knarberg Photography
– hvis der er en uafklaret sag mellem kunden og Steen Knarberg Photography
– hvis der er et økonomisk mellemværende med Steen Knarberg Photography , uanset betalingsmåde
– hvis der er foretaget et køb, beholder vi personoplysningerne i forbindelse med handlen af hensyn til regnskabsloven
Sletning af data:
Steen Knarberg Photography tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vi altid alle forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Kunden kan altid kontakte Steen Knarberg Photography herom på contact@steenknarberg.com. Svarer vi ikke indenfor få dage kan det skyldes at din mail er havnet i vores spamfilter. Ring i stedet på +45 20 722 707.
Klager over håndtering af personoplysninger:
Hvis kunden mener, at Steen Knarberg Photography håndterer personlige oplysninger på en ukorrekt måde, bedes kunden straks kontakte mig på contact@steenknarberg.com
Kunden har også mulighed for at klage til Datatilsynet.
12. Videregivelse af oplysninger
Som beskrevet i punkt 9. og 10. benytter Steen Knarberg Photography sig af underleverandører til at drive regnskabsprogrammet og til bogholderi. Disse underleverandører behandler i lighed med Steen Knarberg Photography alle data i overensstemmelse med GDPR.
Evt. Anonymiserede billedefiler billedbehandles hos en underdatabehandler.
Endvidere kan der i forbindelse med en bestilling, og udeblivende betaling for bestillingen, trods fremsendte rykkere, jf. Inkasso-
loven, være tilfælde hvor oplysninger vil blive videresendt til Steen Knarberg Photography ’s inkassobureau Dansk Journalistforbund eller anden advokat.
13. Retsligt grundlag for videregivelse af oplysninger til inkasso: Inkassobureauet får oplysninger jf. Inkassoloven.
14. Videregivelse af oplysninger til andre
Personoplysninger og billeder videregives aldrig til andre end de i punkt 9, 10 og 12 nævnte underleverandører / underdata-
behandlere.
Underleverandørerne / underdatabehandlerne benytter udelukkende oplysningerne til de formål, der er nødvendige for samarbejdet i mellem Steen Knarberg Photography og den enkelte underleverandør / underdatabehandler.
15. Databehandleraftale
Steen Knarberg Photography er som udgangspunkt ikke databehandler i forhold til dig som kunde, uanset at jeg ”behandler” billederne for dig, herunder tager billederne, billedbehandler dem og opbevarer dem. Det er fordi, at vores aftale går ud på, at jeg skal levere et produkt (et antal billeder) og ikke skal ”behandle personoplysninger” efter instruks fra en dataansvarlig.
Jeg vil, som fotograf, i stedet typisk være dataansvarlig, fordi jeg ofte selv vil bestemme flere forhold, fx hvor mange billeder du tager, hvor længe jeg opbevarer billederne i mit arkiv mv. Læs evt. mere her GDPR fot Fotografer
16. Overføring af oplysninger til lande udenfor EU/EØS
Anonymiserede billedfiler billedbehandles lejlighedsvis hos en underdatabehandler uden for EU/EØS.
17. Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger
Når virksomheden behandler personoplysninger om dig, herunder fotografier, vil det typisk ske efter følgende behandlingsgrundlag:
Behandlingen sker på baggrund af et samtykke fra personen efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a eller art. 9, stk. 2, litra a. I praksis de almindelige personoplysninger kunden giver mig via samtykkeformularen. Se ovenfor og nedenfor.
Behandlingen er nødvendig for, at virksomheden kan forfølge en berettiget interesse, som vejer tungere end personens rettigheder og personlige interesserer efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Behandlingen er nødvendig for, at virksomheden kan opfylde en aftale med personen.
For billeders vedkommende behandler og opbevarer Steen Knarberg Photography desuden disse dine personoplysninger efter interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. Virksomhedens interesser, som begrunder behandlingen og opbevaringen med at dette sker af ophavsretlige/juridiske årsager.